3 zasady podczas zakupu oprogramowania dla firmy

Ponieważ technologia odgrywa coraz istotniejszą rolę w funkcjonowaniu firm i ich relacjach z klientami, priorytetem dla przedsiębiorcy staje się dokonywanie przemyślanych zakupów sprzętu i oprogramowania. Często podjęcie decyzji o tym, jaki system billingowy kupić lub czy przejść na platformę CRM (Customer Relationship Management), nie jest łatwe. Czasami dlatego, że przedsiębiorcom brakuje informacji o tym, co jest naprawdę potrzebne. Czasem dlatego, że mają zbyt wiele możliwości, a czasem dlatego, że brakuje im pieniędzy.

Oczywiste jest, że inwestowanie w technologię nie jest dziś opcjonalne. Niezależnie od tego, czy sprzedajemy żywność, czy świadczymy usługi, technologie cyfrowe przenikają procesy produkcyjne i operacyjne, księgowość i finanse, marketing i sprzedaż. Kluczem jest dokonywanie właściwych zakupów (i nie dać się ponieść zakupowi tylko z powodu przeceny lub nowości), aby jak najlepiej wykorzystać dostępne zasoby i uzyskać znaczące efekty w krótkim czasie. Dlatego dziś chcemy podzielić się z Wami trzema zasadami dokonywania mądrych zakupów technologicznych. Są one następujące.

Zasada nr 1. Od początku inwestuj w sprzęt i oprogramowanie

Wczesne i znaczące inwestycje w sprzęt, oprogramowanie i talenty ludzkie są niezbędne nie tylko do skalowania firmy, ale także do tego, by przewyższała ona konkurencję i przetrwała pierwsze dwa lata działalności, czyli okres najbardziej krytyczny. Bez względu na branżę, początkową skalę działalności czy wielkość zespołu, należy zaopatrzyć się w platformę do elektronicznego fakturowania i naliczania płac (ponieważ nawet jeśli nie zatrudnia się pracowników, trzeba będzie generować np. potwierdzenia płatności dla partnerów).

Jeśli prowadzisz sklep fizyczny, taki jak sklep odzieżowy czy kawiarnia, warto również zaopatrzyć się w aplikację do zarządzania punktami sprzedaży oraz system administracyjny, najlepiej mobilny, za pomocą którego w każdej chwili i z każdego miejsca będziesz mógł sprawdzić stan magazynowy, przygotować ofertę i wygenerować zamówienia zakupu.

Zasada nr 2. Rozważ możliwość wypożyczenia licencji na oprogramowanie

Nie zawsze istnieje możliwość zakupu pełnej licencji na oprogramowanie do zarządzania, księgowości czy marketingu. W rzeczywistości czasami nie jest to nawet konieczne. Istnieje oprogramowania, które2 oferują bardzo wygodne systemy płatności w ramach miesięcznej opłaty, a czasem także bezpłatną pomoc techniczną i pierwszy miesiąc użytkowania bez żadnych kosztów. Porozmawiaj z ekspertem ds. technologii i sprawdź na stronach internetowych oficjalnych dystrybutorów różnych marek, co mogą Ci zaoferować, a także porozmawiaj z innymi przedsiębiorcami, aby mogli podzielić się z Tobą własnymi doświadczeniami.

Zasada nr 3. Kupuj skalowalne i elastyczne oprogramowanie

Wreszcie, podejmując decyzję o wyborze jednej lub drugiej platformy, nie kieruj się wyłącznie ceną lub opcją płatności. Należy dokładnie przeanalizować, jakie będą krótko- i średnioterminowe potrzeby przedsiębiorstwa (np. koordynacja sklepu internetowego z modułem inwentaryzacji), i od początku zadać sobie pytanie, w jaki sposób będzie można zintegrować system funkcji podstawowych, takich jak fakturowanie lub bankowość, z systemem bardziej kompleksowym, np. księgowością. Bardzo ważne jest również, aby platformy były aktualizowane i konserwowane. Jest to niezbędne, aby uniknąć konieczności powielania inwestycji.